På et seminar holdt av Vic.ai, kalt "The Future of Outsourced Accounting and Accounting Technology", ble deltakerne bedt om å beskrive deres daglige arbeidsprosesser. Var de 100% automatisert? Eller kanskje pinefullt manuelle?
Heldigvis var det ingen som svarte at arbeidsflyten deres var manuell, men det var heller ingen som sa at prosessene var 100% automatisert, ei heller at de anvendte kunstig intelligens (AI) for å forbedre arbeidsflyten. Det plasserte deltakerne i en av to kategorier:
1. De 67% som følte at arbeidsflyten deres var "på en måte/litt" automatisert.
2. De 33% som anerkjente at arbeidsflyten deres var "manuell og arbeidskrevende" (med andre ord, langtekkelig og kjedelig).
Som en konkurransedyktig nødvendighet er det på tide å begynne å tenke på automatisert regnskap, ikke bare som en teknologioppgradering, men som en bedre måte å gi raskere, mer effektiv service og bedre marginer til kundene dine.
Outsourcet regnskap = tilgjengelig 24/7
Når du vurderer din arbeidsflyt, start med å evaluere informasjonsflyten som kommer inn i din praksis, samt hastigheten informasjonen kommer på. Vi lever i en digital verden nå. Mest sannsynlig har selskapet ditt en slags 24/7 tilstedeværelse, og du jobber sannsynligvis med kunder som har 24/7 forventninger. Alle forventer at alt er on-demand og umiddelbart, akkurat som i forbrukerområdene av livet vårt.
I disse dager er det egentlig ikke noe som heter at en virksomhet blir "lukket". Hvis noen vil slå opp noe på nettstedet ditt, stille et spørsmål på sosiale medier, eller noe annet som er relevant for deres virksomhet, går de over til Google eller LinkedIn. Det kan være klokka to på en søndag ettermiddag, to på morgenen en ukedag, eller mens du ligger i pinnekjøtt-koma, 1. juledag.
Hvordan AI gir kontekst til din arbeidsflyt
Dessverre betyr en kontinuerlig flyt an informasjon en kontinuerlig flyt av dokumenter. Og en av tingene du trenger (fra et arbeidsflyt-ståsted) er teknologi for å hjelpe deg å navigere deg gjennom all denne dokumentasjonen. Har en faktura allerede blitt betalt? Ser den normal ut? Ser den falsk ut? Gir den mening? Hvem er autorisert til å godkjenne den?
Jo mer teknologien kan assistere deg på behandlingsfronten, jo raskere kan du flytte firmaet opp i verdikjeden for å tilby virkelig outsourcet CFO-tjenester. Husk, når det gjelder outsourcet regnskap eller brutto CFO-tjenester, så er det mer verdifullt å operere som en pålitelig rådgiver, i motsetning til noen som bare behandler og koder transaksjoner.
AI tilrettelegger for mer fornøyde, strategiske regnskapsførere
I tillegg er AI en optimal måte å løse utfordringer omhandlende trivsel på arbeidsplassen, utfordringer som mange av kollegaene dine opplever. AI oppfordrer deg til å bli mer produktiv - spesielt innenfor hjemmekontor-miljøet verden opererer i for tiden.
Men AI bekjemper også kjedsomhet! AI hjelper regnskapsførere med å holde seg fokusert ved å håndtere de rutinepregede oppgavene og eliminere behovet for multitasking. Til syvende og sist, gjør det arbeidsflyten din mer effektiv.
Outsourcet regnskapsføring får en ekstra ressurs
Så, hvordan fungerer det? Målet med alt dette er at AI etter hvert blir et "lite geni". Når du har trent den, blir den en ekstra ressurs. Når du ansetter en ny assistent, stiller trolig vedkommende en haug av spørsmål i løpet av de første ukene. Men, en måned eller to senere, stiller de færre spørsmål. Og etter noen måneder er de sannsynligvis helt selvstendige.
Det er det samme med AI. Når du begynner å ta det i bruk, bruker den litt tid å trene seg selv ved å se på datahistorikken din og gå et par år tilbake i etterspørselen din etter transaksjoner. Og så, i løpet av et par uker, stiller den deg spørsmål som, "Jeg forstår 95% av denne regningen, men jeg er ikke helt sikker på bankkontonummeret. Kan du sjekke det ut og gi meg beskjed?". Når du har svart AI'en, trenger den ikke lenger å spørre deg om det aktuelle elementet, fordi du korrigerte det og hjalp den med å forbedre seg over tid.
La oss være ærlige; tiden din er verdifull, og du får ikke mer av den - med mindre du kan skaffe deg en hjelpende hånd. AI er nettopp den hjelpende hånden, og hvis du tar tak i den, vil arbeidsflyten din umiddelbart bli mindre kjedelig (jeg mener "manuell").
Har du automatisert din daglige arbeidsflyt? Del gjerne dine kommentarer rundt hva som fungerte godt for din regnskapspraksis.